Warum ist eine gute Dokumentation in Gebäuden so wichtig?
Ein Gebäude ohne Dokumentation ist nichts wert – wie wollen Sie es betreiben, wie wollen Sie es ohne Unterlagen wiederverkaufen? Auch gehört geregelt, mit welchen Unterlagen im Projekt wie verfahren wird, wo die Planung, Werks- und Montageplanung verwaltet wird und wie die Revisionsunterlagen abgelegt werden.
Letztens sind wir für den Umbau und die Modernisierung der Gebäudeautomation in einer bestehenden Anlage beauftragt worden. Nachdem wir im Archiv waren, um nach den Revisionsunterlagen (AS-Built) zu schauen, fanden wir in den Ordnern Gebäudeautomation eine Kletterwand des Kindergartens, ein Kinderspielgerüst und eine RLT-Anlage. Nichts, aber auch wirklich nichts, was uns dort weitergebracht hätte.
Dokumentation in einem Großprojekt fängt nicht erst bei der Ablage der Revisionsunterlagen an. Auch mit der „zur Verfügungsstellung“ einer Projektplattform ist es nicht getan. Jedes Projekt braucht Strukturen, in der Planung genauso wie in der Ablage und Verwaltung dieser Strukturen.
Unsere Tipps für eine sinnvolle Dokumentation
- Eine gute Dokumentation dient der Risikominimierung im Projektverlauf. Stellen Sie sich vor, Ihr Planer kündigt und Sie haben keine Unterlagen mehr?
- Die meisten betrachten Dokumentation sind „Nice-to-have“. Fakt ist jedoch: Je komplexer die Anlagen/das Gebäude, desto höher sind die Kosten der Dokumentation. In einschlägiger Projektmanagement-Literatur spricht man von 5-9% an Dokumentationskosten in Bezug auf die Gesamt-Errichterkosten, wobei die komplexen TGA-Anlagen einen tendenziell höheren Anteil haben als „stumpfer Beton“.
- Ihre Dokumentations-Abteilung muss die Unterlagen nicht nur „ablegen“, sondern auch inhaltlich in der Tiefe prüfen – wer weiß, was Ihnen dort übergeben wurde? Gerade deshalb ist es wichtig, dass Sie alle Unterlagen Ihrer Nachunternehmer und Dienstleister gerade am Anfang sorgfältig prüfen, um qualitativ hochwertig arbeiten zu können. Wenn Sie dies erst bei Übergabe des Gebäudes tun, dann passen die Unterlagen unter Umständen nicht zum Gebäude.
- Zu Beginn eines Projekts müssen Dokumentationsrichtlinien und -konzept erstellt werden, damit Sie eine gute Übersicht und Struktur im Projekt haben.
- Denken Sie auch an die Wirkprinzipprüfung: Sie haben aus den unterschiedlichsten Disziplinen Unterlagen, die Excel „Tapete“ der Brandfallsteuermatrix, die Lüftungs-Unterlagen, die Stromlaufpläne der Gebäudeautomation, das Brandschutzkonzept und die Unterlagen des Baurechtsantrags. Wie wollen Sie all diese Unterlagen ohne eine saubere Dokumentationsstruktur je wiederfinden?
- Sehen Sie doch mal die Abteilung Dokumentation nicht als notwendiges Übel sondern als Informations-Dienstleister für das Projekt. Es wäre doch ziemlich cool, wenn Sie irgendwas suchen und der Dokumentationsmanager/Projektleiter und sein Team haben auf jede Frage ´ne passende und schnelle Antwort: „Ich brauche mal den Lüftungsplan von Anlage xxx“, die Antwort: „per Mail oder wo darf ich Sie Ihnen zur Verfügung stellen?“ Das wäre doch perfekt oder etwa nicht? Und es würde Sie als Projektleiter und Ihr Team extrem entlasten.
Denken Sie immer daran: Sie haben ein Großprojekt und das Thema Dokumentation nicht geklärt? Viel Spaß auf der Suche nach den passenden Unterlagen… Lassen Sie es nicht so weit kommen!
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