Warum ist eine gute Dokumentation in Gebäuden so wichtig?

Ein Gebäude ohne Dokumentation ist nichts wert – wie wollen Sie es betreiben, wie wollen Sie es ohne Unterlagen wiederverkaufen? Auch gehört geregelt, mit welchen Unterlagen im Projekt wie verfahren wird, wo die Planung, Werks- und Montageplanung verwaltet wird und wie die Revisionsunterlagen abgelegt werden.

Letztens sind wir für den Umbau und die Modernisierung der Gebäudeautomation in einer bestehenden Anlage beauftragt worden. Nachdem wir im Archiv waren, um nach den Revisionsunterlagen (AS-Built) zu schauen, fanden wir in den Ordnern Gebäudeautomation eine Kletterwand des Kindergartens, ein Kinderspielgerüst und eine RLT-Anlage. Nichts, aber auch wirklich nichts, was uns dort weitergebracht hätte.


Dokumentation in einem Großprojekt fängt nicht erst bei der Ablage der Revisionsunterlagen an. Auch mit der „zur Verfügungsstellung“ einer Projektplattform ist es nicht getan. Jedes Projekt braucht Strukturen, in der Planung genauso wie in der Ablage und Verwaltung dieser Strukturen.

Unsere Tipps für eine sinnvolle Dokumentation

  • Eine gute Dokumentation dient der Risikominimierung im Projektverlauf. Stellen Sie sich vor, Ihr Planer kündigt und Sie haben keine Unterlagen mehr?
     
  • Die meisten betrachten Dokumentation sind „Nice-to-have“. Fakt ist jedoch: Je komplexer die Anlagen/das Gebäude, desto höher sind die Kosten der Dokumentation. In einschlägiger Projektmanagement-Literatur spricht man von 5-9% an Dokumentationskosten in Bezug auf die Gesamt-Errichterkosten, wobei die komplexen TGA-Anlagen einen tendenziell höheren Anteil haben als „stumpfer Beton“.
     
  • Ihre Dokumentations-Abteilung muss die Unterlagen nicht nur „ablegen“, sondern auch inhaltlich in der Tiefe prüfen – wer weiß, was Ihnen dort übergeben wurde? Gerade deshalb ist es wichtig, dass Sie alle Unterlagen Ihrer Nachunternehmer und Dienstleister gerade am Anfang sorgfältig prüfen, um qualitativ hochwertig arbeiten zu können. Wenn Sie dies erst bei Übergabe des Gebäudes tun, dann passen die Unterlagen unter Umständen nicht zum Gebäude.
     
  • Zu Beginn eines Projekts müssen Dokumentationsrichtlinien und -konzept erstellt werden, damit Sie eine gute Übersicht und Struktur im Projekt haben.
     
  • Denken Sie auch an die Wirkprinzipprüfung: Sie haben aus den unterschiedlichsten Disziplinen Unterlagen, die Excel „Tapete“ der Brandfallsteuermatrix, die Lüftungs-Unterlagen, die Stromlaufpläne der Gebäudeautomation, das Brandschutzkonzept und die Unterlagen des Baurechtsantrags. Wie wollen Sie all diese Unterlagen ohne eine saubere Dokumentationsstruktur je wiederfinden?
     
  • Sehen Sie doch mal die Abteilung Dokumentation nicht als notwendiges Übel sondern als Informations-Dienstleister für das Projekt. Es wäre doch ziemlich cool, wenn Sie irgendwas suchen und der Dokumentationsmanager/Projektleiter und sein Team haben auf jede Frage ´ne passende und schnelle Antwort: „Ich brauche mal den Lüftungsplan von Anlage xxx“, die Antwort: „per Mail oder wo darf ich Sie Ihnen zur Verfügung stellen?“ Das wäre doch perfekt oder etwa nicht? Und es würde Sie als Projektleiter und Ihr Team extrem entlasten.

Denken Sie immer daran: Sie haben ein Großprojekt und das Thema Dokumentation nicht geklärt? Viel Spaß auf der Suche nach den passenden Unterlagen… Lassen Sie es nicht so weit kommen!

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Kundenstimmen

Herr Potz versteht sich mit seinem Team als Vertrauter und nicht nur als Business-Partner, wenn es darum geht, große Planungsprojekte innerhalb kürzester Zeit abzuwickeln. Und selbst dann haben sie einen kühlen Kopf und sind klar, strukturiert und liefern eine passgenaue Planung. Manchmal sind sie echt fordernd und gehen für den Projekterfolg über Grenzen hinaus – umso mehr Spaß macht es uns dann, den gemeinsamen Projekterfolg zu feiern.

Sebastian Siedler, Geschäftsführer GEPLATEK Ingenieurgesellschaft mbH

Wir arbeiten gerne mit Herrn Potz zusammen – er denkt gewerkeübergreifend und lösungsorientiert. Durch seine unkonventionelle und unbürokratische Art ist er ein Teamplayer, egal ob in der Planung oder für kurzfristige Spezialeinsätze. Auch unsere Kunden mögen die Art, wie das Team um Herrn Potz die Dinge angeht und abwickelt.

Pascal Dietrich, Planungsgruppenleiter Deerns Deutschland GmbH

Wir schätzen an Herrn Potz seine Verbindlichkeit und die kreative und strukturierte Projektabwicklung. Er arbeitet nicht nur lösungsorientiert und zielgerichtet sondern wenn er einen Termin zu sagt, dann hält er ihn immer ein – wir sind mehr als begeistert.

Matthias Sattler, Pirelli Deutschland GmbH

Mit dem Experten-Team der Fa. Potz Gebäudeautomation und -technik haben wir schon mehrere ganzheitliche Gebäudeautomationsplanungen und Konzepte erarbeitet. Besonders hat uns dabei die unbürokratische und lösungsorientierte Arbeitsweise überzeugt.“

Matthias Natterer, Natterer Engineering

In einem Projekt fehlten uns als ausführende Firma der Gebäudeautomation jegliche Grundlage zur Durchführung des Projekts. Die Experten der Fa. Potz Gebäudeautomation und -technik konnten die Ausführungsplanung in einer Nacht-und-Nebelaktion durchführen, um den Endtermin des Projekts nicht zu gefährden.

Markus Uhl, Uhltronix GmbH

Tobias Potz ist einer der erfahrensten Berater für Gebäudeautomation insbesondere für hochkomplexe Projekte. Er versteht es, die Dinge für den Betreiber verständlich zu machen.

Hans R. Kranz

Herr Potz besitzt ein sehr umfassendes und hervorragendes, jederzeit verfügbares Fachwissen, mit dessen Hilfe er auch unsere schwierigen Fragen sehr erfolgreich lösen konnte. Mit seiner Einsatzbereitschaft und der hervorragenden Koordination des Teams konnte das Projekt termingerecht fertiggestellt werden. Besten Dank!

Anonym

Das Bauvorhaben von meinen Kunden wurde von der Planung bis zur Realisierung top betreut. Meine Kunden waren sehr zufrieden und dankbar für den Kontakt. Gerne wieder.

Anonym

Absolut professionell und zielorientiert. Hält was er verspricht! Geht lösungsorientiert Probleme an und handelt entsprechend. Empfehlenswert!

Anonym

Super Service, stets pünktlich abgeliefert und zudem bei jeder Herausforderung eine Lösung gefunden. Vielen Dank für den top Service!!!

Anonym

Klasse Arbeit und wirklich schnellstmöglich alles abgewickelt. Nur zu empfehlen!

Anonym