Ob öffentlicher oder privater Bauherr – 9 Schritte zur erfolgreichen Umsetzung von Großprojekten
Die ideale Umsetzung von Bauprojekten hängt von vielen Faktoren ab. Je größer das Projekt, umso wichtiger sind eine gute Planung und Steuerung. Zur Hilfestellung bei Großbauprojekten hat die Reformkommission Bau eine Handlungsempfehlung erarbeitet, die Bauherren Orientierung bietet. Potz Gebäudeautomation erklärt Ihnen die besten 9 Handlungsempfehlungen aus Sicht der Gebäudetechnik und gewerkeübergreifenden Inbetriebnahme.
1. Kooperatives Planen im Team
Bevor die eigentliche Planung beginnt, analysieren Sie den Projektbedarf und ermitteln Sie die Anforderungen. Erst dann beginnt das Team mit der interdisziplinären Planung und klärt auch sämtliche Schnittstellen. Hierfür ist es ratsam, einen Gebäudeautomations-Planer bzw. einen Inbetriebnahme-Manager als Experten für die gewerkeübergreifende Schnittstellen-Koordination als integralen Planer hinzuzuziehen – denn nur er hat die Erfahrung welche Schnittstelle es zwischen allen, wirklich allen Gewerken gibt. Auch der aktuelle Stand zu Kosten, Risiken und Zeitplanung sollte regelmäßig untereinander ausgetauscht werden.
2. Erst planen, dann bauen
Erst wenn die Planung mit lückenloser Ausführungsplanung für das gesamte Projekt steht und es genaue Angaben zu Kosten, Risiken und einem Zeitplan gibt, sollte der Bau beginnen.
Vorsicht mit dem Baubeginn auf Grundlage von Teilbaugenehmigungen! Nur dann beginnen, wenn es sich um abtrennbare Teilprojekte handelt.
3. Risikomanagement und Erfassung von Risiken
Orientierung für das Risikomanagement bieten die ISO 31000 und die DIN EN 31010. Daneben sollten die Methoden zur Erfassung und Quantifizierung vorher festgelegt werden. Nutzen Sie digitale Methoden wie bspw. das Building Information Modeling (BIM). Nicht vergessen: Alle Projektpartner zeitgerecht ins Risikomanagement miteinbeziehen. Alle Risiken, die realistisch einschätzbar sind hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit, Kostenhöhe usw. sollten auch im Budget berücksichtigt werden.
4. Wirtschaftlich, nicht billig!
Nehmen Sie die Ausschreibung von Bauleistungen nicht nur aufgrund des Preises vor. Berücksichtigen Sie auch qualitative Wertungskriterien wie z.B. Erfahrung der Projektleiter, die Marktdurchdringung und Qualität der einzusetzenden Produkte, die Qualität der Abwicklung und lassen Sie sich auch ein Organigramm geben, wie die ausführende Firma das Projekt abwickeln möchte.
5. Als Partner am Projekt zusammenarbeiten
Alle am Projekt Beteiligten sollten sich auf Leitungsebene zu einer partnerschaftlichen Abwicklung verpflichten, hilfreich ist hier bspw. eine Projekt-Charta. Etablieren Sie eine Kooperationskultur mit gleichwertigen Partnern, die über gleichwertige Informationen verfügen. Anreize für partnerschaftliche Zusammenarbeit können Bonus-Malus-Regelungen bieten. Abgesehen davon kostet Streit nur Zeit und Energie und Hand aufs Herz – durch Streiten wurde noch nie ein Projekt fertig.
6. Außergerichtliche Streitbeilegung
Zur Prävention von Streitigkeiten empfiehlt es sich, schon in den Verträgen mit den Partnern Konfliktlösungsmechanismen zu integrieren. Auch Mittel wie Meditation und Adjudikation können Sie nutzen, um externe Konflikte zu lösen.
7. Verbindliche Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen
Prüfen Sie verschiedene Beschaffungsmodelle z.B. anhand einer Wirtschaftlichkeitsuntersuchung. Auch über eine Abweichung vom Grundmodell der Trennung von Planung und Bau sollte ausschließlich auf Basis der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung entschieden werden.
8. Klare Prozesse und Zuständigkeiten/Kompetenzzentren
Prüfen Sie sorgfältig, wie Projektsteuerungs- und leitungsaufgaben verteilt werden. Alle Abläufe, Entscheidungswege und Verantwortlichkeiten der Projektbeteiligten müssen frühzeitig klar definiert und festgehalten werden. Sollten die personellen und fachlichen Kompetenzen bei den Bauherren nicht ausreichen, suchen Sie Unterstützung bei Experten. Auch hier gilt: Theoretiker mit Dr.-Titel, die gerade von der „Schule kommen“ und noch nie Großprojekte abgewickelt haben, sind eher die Falschen. Sie brauchen Praktiker, damit diese Ihr Projekt nach Ihren Vorgaben in die richtige Richtung lenken und „treiben“.
9. Stärkere Transparenz und Kontrolle
Richten Sie früh ein kontinuierliches Controlling ein. Bei öffentlichen Projekten: Sorgen Sie für eine frühzeitige, offene und kontinuierliche Bürgerbeteiligung bezüglich Kosten, Termine, Projektänderungen und Risiken. Aber, kommunizieren Sie diese erst dann öffentlich, wenn Sie eine hinreichend belastbare Planung haben.
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