Ein Gebäude ohne Dokumentation ist wie an Weihnachten ein Überraschungspaket!
Das Projekt biegt auf die Zielgerade ein. Plötzlich wird klar: Die Dokumentation oder die Planung passt nicht zum Gebäude oder sie ist so allgemein, dass sie zu jedem Gebäude passt! Ja, dann Prost Mahlzeit. Denn die unangenehme Wahrheit lautet: Ein Gebäude ohne Dokumentation ist nichts wert! Wie stellen Sie sich zum Beispiel den Betrieb oder Wiederverkauf vor? Eine gescheite Dokumentation klärt Fragen und lässt solche Probleme gar nicht erst entstehen. Stellen Sie sich deshalb schon während des Projekts die zentralen Fragen: Mit welchen Unterlagen wird wie verfahren? Wo wird die Planung im Allgemeinen und wo die Werks- und Montageplanung im Besonderen verwaltet? Wie werden die Revisionsunterlagen abgelegt? Und von wem werden die Revisionsunterlagen später wieder benötigt?
Manchmal kann der Besuch in einem Archiv ungeahnte Rätsel aufgeben. Oder wie gerade diese Woche, es gibt weder Schemata in den Technikzentralen noch Grundrisse. Was es gab, waren Schaltpläne und wenigstens BSK-Wartungslisten. Oder in einem anderen Projekt, für das wir den Umbau und die Modernisierung der Gebäudeautomation einer bestehenden Anlage planen sollten: Wir fanden zwar die Ordner mit dem Titel Gebäudeautomation, doch enthielten sie leider nur wenig Aufschlussreiches, geschweige denn die erhofften Revisionsunterlagen (AS-Built). Eine Kletterwand des Kindergartens, ein Kinderspielgerüst, eine RLT-Anlage … nichts, was uns auch nur annähernd weitergebracht hätte, und das war jetzt kein Verwaltungsgebäude, sondern eine Industrieanlage.
Gut strukturiert ist halb gewonnen
Abgelegte Revisionsunterlagen, bereitgestellte Projektplattformen: Alles schön und gut. Aber leider nicht gut genug. Bei der Dokumentation in einem Großprojekt steht die Schaffung von Strukturen im Fokus, die Planung, Ablage und Verwaltung smart integrieren und vernetzen. Weiterhin ist die Frage: Wie wird gewährleistet, dass die Dokumentation über Jahre noch lesbar ist? Meist ist alles auf einer CD / DVD vorhanden, aber nach 15 Jahren lässt sich nur noch ein Teil der Daten vom Medium lesen, weil das Medium über die Jahre defekt ist. Im schlimmsten Fall hilft dann nur, die Papierordner einzuscannen.
Ihr Weg zur klugen Dokumentation
Unsere Tipps für eine sinnvolle Dokumentation und warum bestimmte Strukturen für den Projektverlauf unerlässlich sind:
- Setzen Sie auf Risikominimierung!Ein kleines Horrorszenario: Ihr Planer kündigt, die Unterlagen lösen sich in Luft auf. Klingt ungünstig? Ist es auch. Beugen Sie dem Ganzen daher mit einer guten Dokumentation im Projektverlauf vor.
- Behalten Sie die Kosten im Blick!Die Dokumentation ist ein wesentlicher Pfeiler eines Mittel- und Großprojekts. Das macht sich nicht zuletzt bei den entsprechenden Kosten bemerkbar, die in der Regel fünf bis neun Prozent der gesamten Errichtungskosten ausmachen. Als Faustformel gilt dabei: je komplexer die Anlagen bzw. das Gebäude, desto höher die Dokumentationsausgaben. So haben zum Beispiel komplexe TGA-Anlagen einen tendenziell höheren Anteil als „stumpfer Beton“.
- Prüfen Sie früh und ausgiebig!Unterlagen sollten vor der Ablage stets auf Herz und Nieren analysiert werden. Besonders am Anfang gilt es, alle Dokumente Ihrer Nachunternehmer und Dienstleister inhaltlich gründlich zu begutachten, denn nur so können Sie sich ihrer Qualität versichern. Wird die Prüfung hingegen erst bei der Übergabe durchgeführt, kommt es oft zu bösen Überraschungen, wenn die Unterlagen plötzlich nicht zum Gebäude passen.
- Erstellen Sie ein Konzept!
Für ein übersichtliches und gut strukturiertes Projekt sollte zu Anfang eine Dokumentationsrichtlinie und ein entsprechendes Konzept erstellt werden.
- Denken Sie an die Wirk-Prinzip-Prüfung und Sachverständigen-Abnahmen!
Verschiedenste Unterlagen aus verschiedensten Bereichen in verschiedensten Formaten … bei einem Großprojekt ist das der Alltag. Da trifft die Excel-Tabelle „Tapete“ der Brandfallsteuermatrix auf die Lüftungs-Unterlagen, die Stromlaufpläne der Gebäudeautomation auf das Brandschutzkonzept oder auf die Unterlagen des Baurechtsantrags. Mit einer sauberen Struktur haben Sie alle Dokumente schnell zur Hand und können am besten auf Knopfdruck vorsortieren, wer wann was zu welchem Zeitpunkt benötigt. Es kommt nicht selten vor, dass eine Sachverständigen-Prüfung abgebrochen wird, weil die Prüfgrundlage fehlt.
- Wechseln Sie die Perspektive!
Die Dokumentationsabteilung wird oft als notwendiges Übel erachtet. Doch vielmehr sind die Manager und Projektleiter doch auch Informationsdienstleister für das Projekt, die Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen können. Auf jede Frage die passende Antwort, auf jedes Suchanliegen die schnelle Dokumentenvorlage. Klingt fast zu schön, um wahr zu sein? Probieren Sie es doch einmal aus!
Das Dokument dient seiner lateinischen Wortherkunft nach der Erhellung. Ein Großprojekt ohne eine sinnvolle Dokumentation wird Sie hingegen lange im Dunkeln der Archive tappen lassen. Wir wünschen Ihnen viel Kraft bei der Suche nach den passenden Unterlagen!
Mehr zu diesen und anderen Themen finden Sie auf www.potz-gebaeudeautomation.de.
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