Digitalisierung im Ingenieurbüro - Die besten Software-Programme für das Homeoffice
Nicht in jedem Ingenieurbüro ist die Digitalisierungswelle bis heute angekommen. Viele arbeiten noch mit Plänen und einige Ingenieure haben noch Zeichenbretter. Nun aber müssen sie plötzlich ins Homeoffice... Gerade jetzt in der Corona-Krise zeigt sich, welches Ingenieurbüro technisch gut aufgestellt ist und welches Büro noch in ‚alter Manier‘ arbeitet. Der ein oder andere ältere Kollege, der noch weiß, wie man eine Lüftungsanlage richtig plant oder wie die Hydraulik funktioniert, tut sich eben schwer, wenn es um Team-Kollaborations-Tools oder Videokonferenzen geht.
Wir zeigen anhand unserer Erfahrung, mit welchen schnell einsetzbaren Software-Tools Sie trotzdem die Übersicht behalten und wie Sie damit selbst Ihre älteren Kollegen begeistern können, die auf einmal aufwachen und sagen: „Hey, ich muss nicht mehr jedes Mal für eine Besprechung zum Kunden fahren – es geht ja auch so.“ Hier finden Sie unsere Tipps, wie Sie Ihre Kollegen digital erreichen, wie Sie am besten planen und Dokumente ablegen.
Übersicht Videokonferenz-Software
Wir haben bereits viel ausprobiert, sei es Skype bzw. Skype for Business, Microsoft Teams, Zoom oder auch CAI World. Unsere Empfehlung ist Microsoft Teams für kleine Teams bis ca. 4-8 Personen – hier gibt es nicht nur die Möglichkeit Videokonferenzen durchzuführen, sondern auch weitere Tools. Der Nachteil: Es können lediglich maximal 4 Personen mit Video angezeigt werden. Planen Sie eine Konferenz mit mehr als 4 Personen, so ist unsere Empfehlung Zoom. Hier können Sie auch weitaus größere Konferenzen abhalten mit mehr als 30 oder 50 Leuten. Den neuesten Gerüchten zufolge hat Zoom ein Sicherheitsproblem bzgl. Datenschutz, aber es ist halt immer noch das beste Tool.
Übersicht Kollaboration Tool
Auch hier haben wir viel probiert, um die Arbeitsprozesse und -übersichten festhalten zu können. Egal ob Meistertask oder Trello (die nahezu identisch sind), Planner von Microsoft oder Monday. Es gibt noch viele weitere Tools. Wir haben uns hier für den Planner von Microsoft entschieden, da dieser die beste Integration in Outlook und Teams bietet.
Projektablage
Nun könnte man es wie in anderen Branchen machen und hier einen SharePoint Server hinzuziehen – wenn Sie jedoch Pläne mit mehreren hundert Megabyte (MB) haben, ist dies eher schwierig. Wir haben in der Vergangenheit OneDrive, Box und Dropbox getestet und uns für Dropbox Business (mit deutschen Servern) entschieden, da hier auch Datei- und Ordnerrechte bzw. Rechte für Projekte eingerichtet werden können.
Wichtig bei allem ist: Informieren Sie sich, ob die Dienste/Dateien und Daten aufdeutschen/europäischen Servern gehostet sind, damit Sie der Datenschutzverordnung entsprechen!
Mit unseren Empfehlungen gelingt ortsunabhängiges Arbeiten in der TGA-Branche und in Planungsbüros leichter – probieren Sie es aus.
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